Канбан в медицине: как визуализация помогает управлять запасами и спасать время

Канбан (с японского — «карточка», «сигнал») — это система управления запасами, которую придумали на заводах Toyota в 1960-х годах. Сегодня её успешно применяют в медицине по всему миру, и в России в том числе.

Суть метода: с помощью карточек регулировать процессы снабжения так, чтобы лекарства и расходные материалы поступали точно в срок — в нужном количестве, в нужное время, в нужной последовательности. Чтобы, с одной стороны, запасов всегда было достаточно для бесперебойной работы, а с другой — чтобы они не лежали мёртвым грузом и не портились.

Министерство здравоохранения РФ включило Канбан в методические рекомендации по новой модели оказания медицинской помощи. Это значит, что метод официально признан и рекомендован к внедрению в российских медицинских организациях.

Какие проблемы решает Канбан в медицине:

1. Лекарства заканчиваются в самый неподходящий момент. Нет системы раннего оповещения — приходится экстренно заказывать, бегать, искать.
2. Запасы превышают срок годности. Купили много, а использовать не успели — деньги на ветер.
3. Хаос в учёте. Никто не знает точно, сколько чего осталось, пока не закончится.
4. Потеря времени на коммуникацию. Медсёстры бегают к старшей, старшая — на склад, склад — ищет бумажки.
5. Пересортица. Заказали одно, привезли другое, а разобрались, когда уже поздно.

Канбан делает запасы прозрачными и управляемыми. Всё, что нужно, — правильно рассчитать потребности, оформить карточки и наладить процесс.

Минздрав предлагает чёткий алгоритм внедрения системы Канбан. Он состоит из четырёх этапов.

Шаг 1.1. Приказ и команда

Главный врач издаёт приказ о начале внедрения системы Канбан (образец есть в методических рекомендациях). Проводится общее собрание коллектива, где объясняются цели и задачи.

Создаётся рабочая группа. В неё обязательно входят:

• Сотрудники, которые знают работу отделений изнутри
• Представители отдела информационных технологий
• Опытные сотрудники с авторитетом в коллективе — они знают все тонкости процессов и «подводные камни»

Важно, чтобы у участников группы было выделенное время на эту работу и они могли присутствовать на всех совещаниях.

Шаг 1.2. Обучение

Рабочая группа изучает принципы и методику Канбан. Можно учиться самостоятельно по литературе и интернету, пройти курсы повышения квалификации или обменяться опытом с медицинскими организациями, где система уже работает.

Шаг 1.3. Выбор пилотного кабинета

Систему Канбан рекомендуют сначала апробировать на одном кабинете с небольшим количеством запасов. Не нужно сразу внедрять везде — начните с малого.

Шаг 2.1. Расчёт потребности

Это самый важный этап. Нужно определить, сколько лекарств и изделий медицинского назначения (ИМН) требуется на неделю и какой минимальный запас должен быть, чтобы не случилось сбоя.

Формула расчёта недельной потребности (объём недельной потребности — ОНП):

ОНП=фактический расход за предыдущие годы количество рабочих дней за предыдущие годы × количество рабочих дней в неделю

ОНП=количество рабочих дней за предыдущие годы фактический расход за предыдущие годы × количество рабочих дней в неделю

Данные берутся минимум за два предыдущих года.

Пример из методички:

Дневной стационар работает 5 дней в неделю. За два года израсходовано:

• 2019 год — 7300 таблеток «Эналаприла»
• 2020 год — 7160 таблеток

Суммируем: 7300 + 7160 = 14 460 таблеток.
Количество рабочих дней за два года: 247 + 248 = 495 дней.
Среднедневной расход: 14 460 / 495 = 29,2 таблетки в день.
Недельная потребность: 29,2 × 5 = 146 таблеток в неделю.
В упаковке 20 таблеток, значит, нужно 7,3 упаковки. Округляем в бо́льшую сторону — 8 упаковок в неделю.

Шаг 2.2. Расчёт точки возобновления заказа (ТВЗ)

Точка возобновления заказа — это тот минимальный остаток, при котором нужно формировать новую заявку. Она рассчитывается с учётом времени, которое требуется на восполнение запаса.

ТВЗ=ОНП количество дней в неделе × количество дней на восполнение заказа

ТВЗ=количество дней в неделе ОНП × количество дней на восполнение заказа

В нашем примере:

• Недельная потребность — 146 таблеток
• Дней в неделе — 7
• Время на восполнение заказа — 3 дня (1 день — формирование требования, 2 день — обработка на складе, 3 день — доставка)

Считаем: 146 / 7 × 3 = 62,6 таблетки ≈ 63 таблетки. Это примерно 3 упаковки (в упаковке 20 таблеток, значит 3 упаковки = 60 таблеток, плюс 3 таблетки — можно округлить до 4 упаковок для страховки).

Вывод: Когда остаток «Эналаприла» в кабинете снижается до 4 упаковок, нужно формировать заявку на пополнение.

Шаг 2.3. Оформление карточек Канбан

На каждое наименование лекарства или материала заводится отдельная карточка. Рекомендованный размер — 7 × 11 см. Лучше заламинировать, чтобы служили дольше.

Что обязательно указывается на карточке:

1. Штрих-код (если есть система учёта — АРМ Склад, АРМ Аптека, 1С). Он нужен для быстрого оформления заявки.
2. Международное непатентованное наименование (МНН), дозировка, форма выпуска.
3. Точка возобновления заказа — минимальный остаток, при котором пора заказывать.
4. Требуемое количество к заказу — обычно недельный запас.
5. Место хранения — номер шкафа, полки (по желанию).

Цветовую гамму можно выбрать любую, например, группировать по типу препаратов или по месту хранения.

Шаг 3.1. Размещение запасов и карточек

Лекарства и материалы раскладываются на полках с учётом условий хранения. Рекомендуется использовать элементы системы 5S (сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование).

Главное правило: карточка Канбан устанавливается перед упаковкой, с которой начинается точка возобновления заказа.

В нашем примере с «Эналаприлом»:

• Недельный запас — 8 упаковок
• Точка возобновления — 4 упаковки

Значит, карточка ставится между 4-й и 5-й упаковкой с конца. Пока расходуются упаковки после карточки (5–8-я), заказ не нужен. Как только дошли до карточки и сняли упаковку перед ней — пора заказывать.

Шаг 3.2. Организация зон на дверце шкафа

На внутренней дверце шкафа (или наружной стенке холодильника) размещаются прозрачные карманы, маркированные цветом:

• Жёлтый — «В работе» (заявка сформирована, ждём поставку)
• Зелёный — «Потребность» (нужно сделать заказ)
• Красный — «Дефектура» (лекарства нет на складе, требуется решение)

Когда сотрудник доходит до карточки, он перемещает её в карман «Потребность». Оттуда её забирает старшая медсестра.

Методичка предлагает два варианта в зависимости от уровня цифровизации.

Вариант 1. С системой складского учёта и сканером штрих-кодов

1. Сотрудник при достижении минимального остатка перемещает карточку в карман «Потребность».
2. Старшая медсестра ежедневно (например, в 13:00) забирает карточки.
3. Сканирует штрих-коды, система автоматически формирует требование-накладную.
4. Отправляет требование на склад.
5. Возвращает карточки в кабинет в карман «В работе» (заявка обрабатывается).
6. Склад собирает и доставляет заказ.
7. Сотрудник кабинета проверяет наличие и качество, раскладывает по местам и возвращает карточку на исходную позицию (между расходуемым запасом и минимальным).

Вариант 2. Без системы складского учёта

1. Сотрудник при минимальном остатке перемещает карточку в карман «Потребность».
2. В конце дня фотографирует карточки и отправляет фото старшей медсестре (по мессенджеру, email или кладёт в специальную папку).
3. Старшая медсестра подтверждает получение и наличие на складе.
4. Сотрудник перекладывает карточку в карман «В работе».
5. Склад собирает и доставляет заказ.
6. Сотрудник проверяет, раскладывает, возвращает карточку на место.

Возможен и гибридный вариант: сотрудники сами приносят карточки в кабинет старшей медсестры, где для них организован отдельный карман «Потребность».

После того как механизм разработан, проводится обучение сотрудников и запускается тестовый период (ориентировочно 2 недели). За это время выявляются проблемные места, процесс корректируется, и апробация повторяется.

Когда механизм отлажен, он оформляется в виде стандартной операционной процедуры (СОП) или стандартной операционной карты (СОК). В документе указываются:

• ФИО ответственного за сбор карточек и доставку материалов
• ФИО ответственного за приём материалов в кабинете
• Периодичность пополнения запасов
• Алгоритм действий в штатной и экстренной ситуациях

СОП/СОК размещаются в кабинетах, где работает система Канбан.

Важно: Новые лицензионные требования к фармацевтической деятельности (постановление Правительства от 31.03.2022 № 547) делают наличие СОПов по хранению и перевозке лекарств обязательным.

Методичка предусматривает три типовых внештатных ситуации и чёткие алгоритмы для каждой.

Ситуация 1. Лекарства нет на складе

1. Сотрудник перемещает карточку в красный карман «Дефектура» и сообщает заведующему отделением и лечащему врачу.
2. Лечащий врач подбирает аналог (или принимает решение о замене).
3. Заведующий отделением рассчитывает потребность для аналога, оформляет новую карточку и передаёт в кабинет.
4. Далее — по стандартному алгоритму (заявка, получение, размещение).

Ситуация 2. Отклонения при приёмке (не тот препарат, повреждённая упаковка и т.п.)

1. Сотрудник перемещает карточку в карман «Дефектура» и сообщает на склад.
2. Склад подтверждает наличие правильного препарата. Если его нет — действуют по алгоритму отсутствия.
3. После решения вопроса карточка возвращается в работу.

Ситуация 3. Резкое увеличение потребности (например, вспышка заболеваемости)

1. Заведующий отделением рассчитывает новую, повышенную потребность и согласовывает со старшей медсестрой.
2. Оформляется новая карточка с новыми цифрами.
3. При достижении точки возобновления — стандартный алгоритм заказа.

Методические рекомендации Минздрава чётко определяют категории запасов, которые можно (и нужно) учитывать через Канбан.

1. Лекарственные средства

• Для деятельности поликлиники
• Для деятельности дневного стационара

2. Медицинские изделия

• Шприцы, иглы, системы для переливания
• Перчатки медицинские
• Ланцеты
• Вакутейнеры для забора крови
• Расходные материалы для УЗИ
• Шапочки, пеленки, простыни, маски
• Шпатели, зонд-тампоны, электроды
• Марля, вата, бинты, салфетки, лейкопластыри

3. Дезинфицирующие и моющие средства

• Растворы, спреи, чистящие средства

4. Шовные материалы

5. Прочие материальные запасы

• Бланки, журналы, бумага, направления
• Горюче-смазочные материалы (для транспорта)

1. Начинайте с пилота

Не пытайтесь охватить всю больницу сразу. Выберите один кабинет с небольшим ассортиментом — процедурный, прививочный, смотровой. Отработайте механизм, учтите ошибки, потом масштабируйте.

2. Вовлекайте команду

Старшие медсёстры и заведующие должны участвовать в разработке — они лучше всех знают реальные потребности и узкие места. Если навязывать систему сверху, её будут саботировать.

3. Не экономьте на карточках

Ламинированные карточки служат годами. Обычные бумажные быстро мнутся, пачкаются и перестают читаться.

4. Сделайте маркировку понятной

Цвета должны быть интуитивно ясными. Красный — стоп, проблема. Жёлтый — внимание, процесс идёт. Зелёный — всё хорошо, можно заказывать.

5. Учитывайте сроки годности

В системе Канбан важно не только количество, но и время. Убедитесь, что препараты с истекающим сроком годности используются первыми (принцип FEFO — first expired, first out). Карточки можно дополнительно маркировать датами.

6. Автоматизируйте, если есть возможность

Штрих-коды и сканеры сильно ускоряют процесс. Но если автоматизация пока недоступна, бумажные карточки с фото по WhatsApp тоже работают — проверено.

Медицинские организации, внедрившие Канбан, отмечают:

• Сокращение времени на управление запасами — медсёстры перестают бегать и искать, всё видно на дверце шкафа.
• Уменьшение просроченных лекарств — заказывают ровно столько, сколько нужно, и успевают использовать.
• Исчезновение ситуаций «внезапно закончилось» — точка возобновления срабатывает заранее.
• Прозрачность для руководства — в любой момент можно открыть шкаф и увидеть реальную картину.
• Экономия бюджета — нет лишних закупок, нет списаний по сроку годности.

Канбан в медицине — это не про японские термины и не про модные методологии. Это про простой и понятный способ сделать так, чтобы нужные лекарства всегда были под рукой, а деньги не тратились впустую.

Минздрав уже дал чёткие рекомендации, расписал формулы и алгоритмы. Осталось взять и внедрить. Начните с одного кабинета, с одного препарата, с одной карточки. Через месяц вы удивитесь, как раньше работали без этой системы.