BPMN: что это, зачем нужно и как нарисовать бизнес-процесс

Работу любой компании можно представить в виде алгоритма. Команда выполняет цепочки действий, чтобы достигать целей. Например, чтобы получить прибыль, нужно сначала закупить материалы, потом произвести товар, затем его продать. Такие сценарии называют бизнес-процессами. Чем сложнее бизнес, тем больше этих процессов. И тем легче в них запутаться.

Разобраться в бизнес-процессах помогает визуализация. Когда перед глазами есть схема: кто, что, когда и в каком порядке делает, — становится намного проще. Для таких схем есть специальный язык — нотация BPMN.

В этой статье я расскажу, что такое нотация BPMN, из каких элементов она состоит, как её использовать и где рисовать.

Нотация BPMN (Business Process Model and Notation) — это набор правил и символов, который нужен, чтобы строить модели (схемы) бизнес-процессов.

Процессы можно описывать по-разному. Можно написать текстовую инструкцию на 10 страниц. Но читать, изучать и обновлять её будет сложно. Гораздо проще работать со схемами и диаграммами. Для их составления используют нотации — специальные графические языки, где вместо букв — геометрические фигуры, стрелки и блоки.

Виды нотаций:

• IDEF0 — показывает, какие факторы влияют на процесс.
• EPC — описывает, какие события запускают работу.
• BPMN — показывает, кто что делает, в каком порядке и при каких условиях. Самая популярная и универсальная.

Нотацию BPMN разработали в 2004 году. В 2010 году её дополнили — появилась версия 2.0, которую сейчас используют компании по всему миру. Это международный язык, который понимают в любой стране.

Зачем нужна BPMN. Обычно язык используют в бизнес-аналитике. BPMN-диаграмма описывает всю цепочку рабочих задач на одной схеме. Так можно сразу увидеть, на каких этапах возникают проблемы и как ускорить процесс.

Пример. Руководитель IT-команды Михаил хочет узнать, можно ли выпускать обновления сайта быстрее. Он рисует BPMN-схему и выясняет, что готовый релиз проходит через четыре согласования: старший разработчик → руководитель команды → архитектор → тестировщик. Каждый этап длится несколько дней. Михаил объединяет первые три проверки в одну встречу. Теперь релиз уходит тестировщику быстрее, и обновления выходят в два раза быстрее.

В нотации BPMN 2.0 много элементов. Мы разберём основные — их достаточно, чтобы нарисовать большинство бизнес-процессов.

Группа 1. События (круги). Показывают, что происходит в процессе: когда он начинается, заканчивается или меняется.

• Стартовое событие — тонкий круг. Запускает процесс. Например, «получили заказ от клиента».
• Промежуточное событие — двойной круг. Происходит внутри процесса. Например, «согласование от руководителя».
• Конечное событие — круг с толстой окантовкой. Завершает процесс. Например, «заказ выполнен» или «клиент отказался».

Группа 2. Действия (задачи). Прямоугольники с закруглёнными углами. Показывают, что делают сотрудники.

• Подпроцесс — внутри действия есть набор задач (значок «плюс»).
• Цикл — действие нужно повторить несколько раз (значок «стрелка по кругу»).
• Отправить сообщение — значок «конверт».
• Бизнес-правило — значок «таблица». Проверка, соответствует ли клиент, продукт или ситуация условиям компании.

Группа 3. Шлюзы (ромбы). Показывают, как меняется порядок задач в зависимости от условий.

• Эксклюзивный шлюз (ромб с крестиком или X) — выбор одного пути из нескольких («ИЛИ»). Например: заявка одобрена или отклонена.
• Неэксклюзивный шлюз (ромб со звёздочкой или кругом) — проверка условия и направление по разным путям («И/ИЛИ»). Например: если сумма заказа больше 10 000 ₽, требуется допсогласование.
• Параллельный шлюз (ромб с плюсом) — несколько действий происходят одновременно («И»). Например: пока один сотрудник готовит документы, другой заказывает материалы.

Группа 4. Потоки (стрелки). Соединяют элементы и показывают последовательность.

• Поток управления (сплошная стрелка) — порядок выполнения действий.
• Поток сообщений (пунктирная стрелка) — обмен информацией между участниками.
• Ассоциация (точечная линия) — связь элемента с комментарием или документом.

Группа 5. Артефакты. Дополнительные объяснения, комментарии, примечания к диаграмме.

Все эти элементы размещаются на пуле (рабочей области). Внутри пула — дорожки (swimlanes). Дорожки — это области для исполнителей действий: отделов, команд или конкретных сотрудников.

Разберём на примере магазина электроники «Гаджет». Процесс — «Собрать заказ для покупателя». Участвуют менеджер по продажам и менеджер по закупкам.

Шаг 1. Определи участников процесса. Кто участвует и за что отвечает? Нарисуй дорожки для каждого участника.

• Менеджер по продажам — создаёт заказ, работает с покупателями.
• Менеджер по закупкам — заказывает товар у поставщиков.

Шаг 2. Опиши порядок действий. Выпиши все задачи в том порядке, в котором они происходят. Не думай о символах — просто составь список.

1. Менеджер получает заказ от покупателя.
2. Менеджер создаёт заказ в CRM.
3. Менеджер проверяет, есть ли товар на складе.
   • Если есть — резервирует товар.
   • Если нет — создаёт запрос в отдел закупок.

Шаг 3. Найди точки принятия решений. Определи места, где процесс может пойти по разным путям. Это будут шлюзы.

В нашем примере — проверка наличия товара на складе. Товар есть — один путь, нет — другой.

Шаг 4. Добавь события запуска и завершения. Что запускает процесс? Когда он заканчивается?

• Стартовое событие: «Получили заказ».
• Конечные события: «Зарезервировали товар» или «Заказали товар у поставщика».

Шаг 5. Нарисуй BPMN-модель. Объедини все элементы в одну схему. Расставь события, действия, шлюзы и стрелки. Добавь дорожки для участников.

Шаг 6. Проверь диаграмму с командой. Покажи схему всем участникам процесса. Возможно, у них будут вопросы и дополнения. Если что-то непонятно — упрости или добавь недостающие элементы.

• Бумага и маркер. Самый простой способ для черновика или быстрого обсуждения в команде.
• Figma, PowerPoint, онлайн-доски (Miro, «Эсборд»). Удобно для совместной работы и цифрового хранения.
• Специализированные инструменты для BPMN (Camunda Modeler, Bizagi Modeler, draw.io). В них есть готовые элементы нотации, авто-выравнивание, проверка ошибок. Бесплатные версии обычно доступны.

Совет: выбирай цифровой инструмент, где уже есть готовые геометрические фигуры и стрелки. Так будет проще создавать схему — рисовать с нуля не придётся.

Подходит ли BPMN для малого бизнеса?

Да, BPMN подходит для любых компаний. Начинай с простых схем: обработка заказов, найм персонала, работа с поставщиками. Используй только базовые элементы (события, действия, шлюзы). Не усложняй. Когда привыкнете к схемам, можно детализировать.

Главное преимущество для малого бизнеса — BPMN помогает масштабироваться. Предпринимателю не нужно держать все бизнес-процессы в голове. Он может нарисовать схемы и взглянуть на модели со стороны. Так легче улучшать работу и находить «узкие места».

Чем BPMN отличается от блок-схемы?

Блок-схемы проще и понятнее для новичков. Но BPMN мощнее: он показывает не только последовательность действий, но и кто за что отвечает (дорожки), как участники обмениваются информацией (потоки сообщений), когда действия выполняются параллельно (параллельные шлюзы). Для сложных бизнес-процессов BPMN подходит лучше.

• BPMN — это язык для визуального описания бизнес-процессов. С помощью символов и фигур можно показать, кто, что, когда и в каком порядке делает.
• Основные элементы: события (круги), действия (прямоугольники), шлюзы (ромбы), потоки (стрелки), дорожки (исполнители).
• Как нарисовать: определи участников, опиши порядок действий, найди точки решений, добавь события запуска и завершения, нарисуй схему, проверь с командой.
• Где рисовать: бумага, Figma, онлайн-доски, специализированные BPMN-инструменты (draw.io, Camunda Modeler).
• Для малого бизнеса: подходит, начинай с простого, масштабируй позже.

Начни с малого: возьми один бизнес-процесс, который у тебя регулярно хромает (например, «Согласование счёта с клиентом» или «Приём нового сотрудника»). Нарисуй его схему в BPMN на бумаге или в простом редакторе. Покажи коллегам. Обсудите, где задержки, лишние согласования и параллельные задачи, которые можно делать одновременно. Через месяц у тебя будет карта всех ключевых процессов, а не каша в голове. Удачи.