Командная прокрастинация: причины, признаки и способы справиться

Пока руководитель думает, что команда занята делами, она только создаёт видимость занятости и откладывает старт важной работы. Это командная прокрастинация — она станет очевидна, когда сотрудники провалят крупный проект. Чтобы не доводить до потерь в репутации и доходе бизнеса, учимся вовремя замечать и «лечить» команду от бессилия. В NUBL можно увидеть реальную загрузку на общей доске, ограничить число одновременных задач и сделать приоритеты явными — без слежки за сотрудниками.

Ван Хофт в исследовании от 2010 года рассчитал, что 95% людей иногда откладывают важную работу из-за прокрастинации. Так называется состояние , когда специалист или даже вся команда намеренно переносит запланированные задачи, хотя знает о неприятных последствиях такого решения. Также прокрастинация проявляется, как ответ организма на нарушенный режим работы и отдыха, непонимание гигиены труда и бесконечный стресс. Прокрастинация приводит к: Важно не путать прокрастинацию с обычной ленью и потерей мотивации. Прокрастинатор постоянно думает о задаче и страдает от внутренних барьеров. Потом берется за работу перед самым дедлайном и пытается быстро сделать то, на что руководитель давал несколько дней.

Личные причины откладывания задач разобраны в статье как перестать откладывать дела. Командная прокрастинация часто связана с устройством совместной работы: Прокрастинация способна сломать всю систему работы бизнеса — из-за нее сотрудники срывают сроки, а компания терпит убытки и теряет деловую репутацию.

Чтобы увидеть, насколько дорого обходится прокрастинация бизнесу, стоит проанализировать некоторые бизнес-метрики. Увеличенный Lead Time . Показатель фиксирует время, которое проходит от постановки задачи до ее полного выполнения. При растущем Lead Time задачи «зависают» на разных этапах: Также в NUBL есть Spectral chart — спектральная диаграмма потока: Этот отчет показывает, сколько карточек в среднем выполняется за определенное количество дней. Если команда прокрастиринует, на графике начнут расти «столбики» все дальше от оси.

Потерянные возможности выхода на рынок . Если у компании есть конкуренты, то каждый день оттягивания выхода новой фичи на рынок ведет к финансовым потерям и снижению регулярного ежемесячного дохода (MRR). Чаще всего MRR считает бизнес, который работает по модели SaaS — продает доступ к сервису как услугу. Например, компания планировала выпустить новую фичу к сервису и получить прирост MRR на 1 000 000 ₽ в месяц благодаря обновлению. Каждая неделя задержки и прокрастинации для этой компании имеет реальный убыток — потенциальную упущенную выгоду на 250 000 ₽.

Не все изменения можно увидеть в графиках. Некоторые серьезные последствия не видны, пока не достигнут критической массы. Разберем наиболее распространенные среди них. Моральное выгорание коллектива . Сотрудники чувствуют себя беспомощными, потому что они не успевают в срок и некачественно выполняют задачи. Это негативно влияет на мотивацию, работники чаще болеют и уходят из команды. Рост количества дефектов . Если сотрудник закрывает задачу в спешке ночью перед дедлайном, будет выше вероятность багов, непродуманных элементов, ошибок в дизайне или тексте. После сдачи «сырой» работы команде приходится тратить время на исправление ошибок, что увеличивает Lead Time.

Потеря квалифицированных специалистов . Ориентированные на результат сильные сотрудники не будут работать в хаосе и ждать, когда все наладится. Им проще уйти в компанию с настроенными процессами, чем бороться с прокрастинацией коллектива. Нет установленных WIP-лимитов . Этот показатель помогает контролировать, сколько задач может быть у специалиста максимально одновременно в работе. Если не следить за этим показателем, то сотрудники могут оказаться под завалами из срочных задач, начнут торопиться и выгорать из-за бесконечного потока работы.

Вы можете установить WIP-лимиты в NUBL для любой колонки или дорожки, чтобы не допускать перегрузок специалистов:

Используйте данные таск-трекера, уведомления и предупреждения, чтобы увидеть начинающуюся прокрастинацию. Предупреждение о застоявшихся карточках . Для каждого этапа можно указать разумное время, за которое задача должна проходить через колонку. Допустим, руководитель отправляет дизайнеру задачу и заранее знает, что в среднем специалист справляется за 2 дня. В настройках колонки «Дизайн материалов» он выставляет настройку пункта «Предупреждать о застоявшихся карточках» сроком на 2 дня.

Теперь у каждой карточки, которая задержится в колонке более 2 дней, появится визуальный сигнал превышения: Некоторые задачи задерживаются по объективным причинам, их можно выделить и остановить выполнение с помощью блокировок. Блокировка карточек . Если нельзя выполнить задачу из-за, например, болезни сотрудника или ожидания данных от другого отдела — это можно пометить блокировкой с помощью текста или другой карточки: Блокировка появится на фасаде карточки и выделит ее среди других задач. Руководителю и команде сразу будет видно, что над задачей не работают по объективной причине.

Все блокировки фиксируются в системе, поэтому вы можете проверить частые причины заморозки в отчете «Время разрешения блокировок» : К статусу блокировки можно добавить автоматизации. Например, если подходит срок выполнения карточки, но она заблокирована, то в нее можно добавить менеджера, который примет меры или изменит срок выполнения. Прогресс выполнения плана в чек-листах . Бывают крупные задачи, которые нужно выполнять пару недель, или с десятком обязательных к выполнению действий. Добавьте чек-лист с планом работ, чтобы исполнителю было проще работать, а руководителю — проверять:

Также прогресс выполнения будет отражаться на фасаде карточки: Растущий «хвост» в Lead Time . В здоровой команде большинство точек группируется в одном месте, такой график показывает предсказуемую скорость. У прокрастинаторов на графике появляется длинный «хвост» из зависших на недели задач. Растущий Cumulative Flow в колонке «Testing» или «In Progress» . График накопительной диаграммы потока показывает, сколько задач находится в каждой колонке («To Do», «In Progress», «Testing», «Done»). Если одна из колонок начинает непропорционально расширяться, это говорит о проблеме.

Допустим, задачи собираются в колонке «Testing» и остаются в ней надолго. Значит, после разработки растет очередь на тестирование, а QA-специалисты игнорируют работу из-за перегрузки, нечетких критериев сдачи или из-за более срочных дел. Такой график четко показывает на узкое место, где нужно срочно разобраться в проблеме и найти решение. Такой график, как выше, встречается нечасто. У каждого проекта могут быть свои особенности или нарушения, из-за которых работа останавливается или ведется не так, как было запланировано.

Когда любая из колонок начинает расти — вы увидите это на графике и сможете своевременно принять меры. Пример из кейса . Компания «Инферит FinOps» организовала для работы сразу несколько канбан-досок. На одной из них команда размещает гипотезы, приоритизирует их и пускает в работу: Дальше для работы с гипотезами и выстраивания продуктовой стратегии команда компании использует доску Discovery-спринт с двумя дорожками — «Проблема» и «Решение». В каждой дорожке свои колонки, а результатом становится внедрение изменений:

В начале это подготовленные к реализации карточки, а в конце на доске фиксируют завершенные задачи: Так руководитель может быстро изучить все представленные гипотезы, отобрать наиболее релевантные среди них и запустить их в работу. А также — найти те самые «эффективные 20%, которые дали 80% результата».

Если вы увидели на графиках и досках, что команда прокрастинирует вместо работы, стоит начать менять ситуацию и налаживать рабочие потоки. Мы собрали 5 практических шагов, которые помогут «вылечить» сотрудников.

Чрезмерная многозадачность — одна из причин прокрастинации. Поэтому стоит ввести WIP-лимиты: WIP-лимиты помогают переключаться с привычки быть занятым на привычку сначала завершать работу.

Руководитель отдела может пропустить ошибки или не заметить проблемы в работе команды. Настройте правила автоматизаций, чтобы это избежать. Так система будет: Событие-триггер будет запускать автоматизацию. Приведем пример . Автоматизация сработает, если карточка перемещена, содержит тип «Bug» и срочный приоритет. Как это оформить в настройках: Если в момент перемещения карточки у нее нет приоритета или нужного тега — автоматизация не сработает. Вы можете выбрать разные события в качестве триггера:

С автоматизациями можно настраивать разные изменения на доске: Обо всех действиях, событиях и условиях, при которых будут срабатывать автоматизации, читайте в разделе «Примеры автоматизаций» . Приведем пример. У вас есть родительская задача, внутри которой несколько дочерних карточек. Выберите в настройках автоматизации триггер «Изменено состояние дочерних карточек» и определите, какое действие должно происходить в родительской карточке в этом случае.

Также для создания автоматизаций внутри карточек есть быстрая кнопка: Если вам приходится заполнять много одинаковых полей или карточек — стоит подключить автоматизации и освободить свое время на более значимые задачи. Так вы можете создать правило «если задача стоит в колонке больше недели, нужно уведомить тимлида». Уведомление будет отправляться автоматически для каждой задачи.

Если прокрастинация возникает из-за неясных процессов и критериев DoD — сотрудники сомневаются, какая работа и когда считается завершенной. Важно четко прописать пункты или требования, и ознакомить с ними сотрудников. Мы уже рассказывали, как составить DoD и внедрить в процессы команды в статье «Definition of Done: проверяем, правда ли задачи готовы». Главный совет — начните с создания чек-листов к каждой крупной задаче. С помощью NUBL можно не прописывать пункты чек-листа для однотипных карточек — составьте один раз шаблонный чек-лист и добавляйте готовый список к задаче:

Если у каждого сотрудника будет четкий и однозначный план действий, то он точно будет знать, что от него ждут.

Используйте для разграничения приоритетов:

Все инструменты, которые мы обсудили выше, будут работать, только если встроить их в регулярные ритуалы команды. Чтобы команда больше не застревала в прокрастинации, стоит:

Все инструменты, которые мы разобрали выше — это каркас для работы. Но если менеджеры продолжат приносить «суперсрочные» задачи, то система снова сломается. Выбор рабочего пространства можно сверить с обзором инструментов управления проектами. Развитый культурный иммунитет команды удерживать порядок в процессах и не возвращаться в хаос. Разбирать причины сбоев помогает ретроспектива команды.

В развитии иммунитета помогают 3 приема:

Прокрастинация часто указывает не на лень, а на перегруженный и непрозрачный процесс. Саморегулируемая система появляется, когда команда видит поток, ограничивает незавершённую работу, понимает критерии готовности и поддерживает предсказуемое поведение.